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SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES
O SEI é o sistema eletrônico oficial utilizado pela Prefeitura do Município de Londrina para a tramitação de processos administrativos, documentos e informações. É um software livre, desenvolvido totalmente em ambiente web, e foi cedido à Prefeitura de Londrina pelo Tribunal Regional da 4ª Região.
Com o uso do SEI os processos deixam de tramitar em meio físico, ou seja, desde a abertura do processo, bem como os documentos requeridos e anexados, e ainda a assinatura de documentos e atos ocorrem de forma eletrônica, sem necessidade de impressão de papéis e deslocamento de volumes processuais, promovendo economia, celeridade, segurança das informações e sustentabilidade.
A consulta, acompanhamento e atualização das informações ocorrem em tempo real. Com a gestão do conhecimento em um único portal, a localização geográfica dos órgãos e entidades administrativas do Município passa a ser irrelevante. O sistema coopera com a agilidade e otimização dos processos de trabalho, segurança das informações e redução do volume de papel impresso.
Histórico de Implantação
Com o objetivo de implantar a gestão por processos no Município (BPM – Business Process Manegement), que consiste em análise, otimização, padronização e monitoramento dos processos de trabalho, e considerando a necessidade de redução do volume de papel impresso nos órgãos e entidades municipais, o gerenciamento e transparência dos atos e o controle documental, o Prefeito de Londrina assinou, em Dezembro de 2014, o Acordo de Cooperação Técnica com o TRF4, que cedeu o sistema na íntegra e sem custo para o Município.
Desde então, formou-se um Grupo de Trabalho (GT) multidisciplinar para a implantação do sistema. Além do preparo da infra-estrutura de TI necessária e estruturação do plano de implantação, o GT também é responsável pelas seguintes atividades: parametrização do sistema, sensibilização dos servidores e gestores, comunicação interna e externa, planejamento e realização de treinamentos e capacitações, estudo e viabilização dos aspectos legais, apoio aos órgãos e entidades do Município e gestão e acompanhamento do uso do sistema.
Campanha “SALVE UMA ÁRVORE”
Pensando em sustentabilidade, e considerando a economia de papel alcançada com o uso do SEI, o GT criou a campanha “Salve Uma Árvore”, a fim de conscientizar os servidores da Prefeitura e a população em geral a respeito da importância de não imprimir.
O Município imprime mensalmente 1.600.000 folhas de papel, são necessárias 1.334,87 árvores e 4.685.382,47 litros de água para a produção desse volume. O custo médio gasto com a outsorcing de impressão é de R$ 142.150,00/mês. (fonte: DGIAP/SMGP).
A data de 21 de setembro, Dia da Árvore, foi especialmente escolhida para a assinatura do Decreto 1.219, que institucionalizou o sistema.
Ao longo do projeto foi criada uma logomarca que se tornou o selo da campanha, e algumas ações de endomarketing foram realizadas com base no conceito de sustentabilidade. A campanha permanece, e as atividades planejadas no projeto de implantação sempre serão acompanhadas de ações de sensibilização.
O GT convida a todos para colaborar. Vamos salvar uma árvore?
Vídeo Institucional SEI TRF 4º Região (clique aqui)
